Agilität erheblich steigern mit dem neuen User Centric Workflow Management

Unser Beitrag zur Digitalisierung:  In Ihrer Organisation die Agilität erheblich steigern mit dem neuen User Centric Workflow Management.

Ganz aktuell sehen sich IT-Abteilungen mit zwei Forderungen aus dem Top-Management konfrontiert:

• • Digitalisierung des Unternehmens – das heißt Abbildung aller Aktivitäten in Daten und Software
  • Agilität – Reaktionsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit in einem dynamisch-disruptiven Marktumfeld  –   die Fähigkeit zur umfänglichen, schnellen und kostenfreien Umsetzung von Änderungswünschen wird für viele Unternehmen zur Überlebensfrage werden.

Die lückenlose Digitalisierung von Arbeitsabläufen stößt in der Praxis auf Hindernisse, wenn a)  nicht für alle denkbaren Aktivitäten und Unternehmenssituationen eine passende (oder überhaupt eine) Standardsoftware existiert oder b) manche Workflows über bestehende Abläufe diagonal hinwegverlaufen und quasi eine „Meta-Software“ erforderlich wäre – und: wo gibt es so etwas?

Agilität bleibt Wunschdenken, wenn in der Praxis schon ganz einfache Änderungen an betrieblichen Abläufen an bekannte Grenzen stoßen, weil a) Standardsoftware ganz naturgemäß Grenzen setzt und b) oftmals die Beauftragung von internen und externen IT-Dienstleistern von der Business Linie als aufwendig, teuer, langwierig oder wenig zielführend erachtet wird.

Hinzu kommt, dass die neue Management-Generation eine intensive User-Digitalerfahrung mit bringt,  technokratisch und intuitiv digitale Oberflächen als Tool einzusetzen gewohnt ist und zukünftig mehr aktive Eingriffsmöglichkeit, Autonomie und Mitgestaltung einfordern wird.

Es ist deshalb an der Zeit, neue Lösungen zu erörtern.

Agilität im Workflow ist mit zementierter Standardsoftware nicht machbar. Mit den altbekannten Tools und Vorgehensweisen wird es viele Unternehmen zur Mitte des Jahrhunderts nicht mehr geben.

UCW als Antwort auf die Herausforderungen von Digitalisierung und Agilität

Unternehmen setzen eine breite Vielfalt an Anwendungssystemen ein, etwa mit den ERP-Systemen, ergänzt durch spezialisierte Zusatzanwendungen.

Dennoch attestieren unsere Ansprechpartner ihren Unternehmen noch großflächige Ausnahmebereiche, was Digitalisierung und speziell Automatisierung von Workflows anbetrifft:

Mindestens ein Drittel aller Workflows ist noch nicht digitalisiert – ohne die Dunkelziffer täglicher Routinen, die man nie für eine IT-Basierung in Betracht gezogen hat.

Diese Arbeitsfelder und Abläufe können wie folgt skizziert werden:

• • Arbeitsabläufe, die auch außerhalb der bestehenden Standardanwendungen tagtäglich praktiziert werden
  • Arbeitsabläufe, die über mehrere bestehende Anwendungen hinweg verlaufen und damit auf eine Vielzahl von Daten bestehender Workflows zugreifen, die dann mit Medienbrüchen gehandhabt werden
  • Arbeitsabläufe, die bislang gar nicht digital abgebildet wurden und tagtäglich per Telefonat, persönliche Treffen, Notizzettel, Zuruf und auf anderem physischem Wege gehandhabt werden.

Die Gründe für Lücken in der Digitalisierungslandschaft sind vielfältig.  Insbesondere finden wir in der Managementpraxis Situationen, in denen – oftmals triviale –  multipersonelle Abstimmungsvorgänge bislang per Papierakte, Telefon, Zettelwirtschaft, Flurfunk abgewickelt werden, weil

• • Abläufe diffus und schlecht definiert sind
  • Vorgänge als trivial und unbedeutend eingeschätzt werden, dabei aber tausendfach manuell ausgeführt werden
  • in Frage kommende Hardware- und Softwarekombinationen zu unergonomisch sind und eher mehr Zeit- und Arbeitsaufwand bedeuten als sie einsparen
  • geeignete IT-Lösungen mit Hard- und Software schlicht und ergreifend nicht existieren.

Ohne Digitalisierung entziehen sich diese vielfältigen, oft auch kleinteiligen Arbeitsprozesse dann aber einer Dokumentation, Rückverfolgbarkeit, Vergleich- und Kontrollierbarkeit sowie jeder möglichen Verbesserung und Automatisierung.

Agilität steigern mit dem neuen User Centric Workflow Management

Zielsetzung Nr. 1 des UCW setzt genau  hier an, quasi als Meta-Software nicht nur die bereits digital existierenden, sondern auch die bislang noch versteckten, individuellen, hochspeziellen Arbeitsabläufe und Geschäftsvorgänge

• • zu beschleunigen und sicherer zu gestalten
  • zu automatisieren
  • zu dokumentieren und archivieren
  • nachvollziehbar und vergleichbar und
  • hinsichtlich Qualität und Effizienz kontrollierbar zu machen,

um nur die wichtigsten Vorteile der Digitalisierung zu nennen.

Die Zielsetzung Nr. 2 des UCW lautet Agilität.  Ziel ist es, die Business Linie selbst, also Prozeßverantwortliche und ihre Mitarbeiter, in die Lage zu versetzen, auch ohne Rückgriff auf IT-Dienstleister ohne Verzug, weitestgehend selbstständig und im Rahmen ihrer Zuständigkeit autonom Geschäftsprozesse und Workflows zu gestalten und späterhin an veränderte Bedingungen und Anforderungen anzupassen.

Unique Materialising – das Meta-Tool für zeitgemäßes Workflow-Design

Dieser neue Ansatz eines User Centric Workflow-Managements, der auf Agilität von Management und Unternehmen abstellt, verdient einen neuen Namen:  Unique Materialising:
Auch bislang nicht definierte und nicht in Software abbildbare Geschäftsprozesse werden ab jetzt mit unserem Tool materialisiert, d.h. greifbar, nachvollziehbar, dokumentierbar und archivierbar.

Auch der „letzte“ Arbeitsablauf kann digitalisiert werden und ist für den einzelnen User nicht nur raum-zeit-unabhängig zugänglich, anwendbar, dokumentierbar und optimierbar.    Vor allem können alle Abläufe auch dezentral durch den Prozessverantwortlichen im Handumdrehen an veränderte Situationen angepasst werden.

Wie nähert man sich der Thematik Agilität und Workflow-Optimierung am besten?

Wir bieten Unternehmen, die sich mit UCW befassen möchten, eine Workshop-basierte UCW-Potentialanalyse:

Anhand ausgewählter Geschäftsprozesse erörtern wir mit Ihnen

• • welche versteckten Workflows im Unternehmen schlummern
  • welche Nutzenvorteile eine UCW Software bietet
  • wie unser Unique Materialising funktioniert.

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