INTRANET PORTAL + WISSENS-MANAGEMENT 2.0

Innovation, Wissen und schlagkräftige Entwicklungsprojekte mithilfe von ENTERPRISE SOCIAL NETWORK - COLLABORATION SUITE - INTRANET 2.0

Ausgangssituation

Wissen ist Macht - dieses strategische Prinzip kann jedes Unternehmen für sich nutzen. Hier bietet das IIW ein leistungsstarkes Wissensmanagement-Konzept in der Version 2.0 - mit allen Merkmalen von Enterprise Social Networks und Collaboration Suites - und vor allem in Verbindung mit zeitgemäßen Intranet-Oberfläche, die als leistungs- und funktionsstarkes Eingangsportal fungiert. Die wichtigsten Zielsetzungen und handfeste Gründe für ein zeitgemäßes Wissensmanagement schicken wir noch einmal voraus:
  • Bessere Mobilisierung des vorhandenen Wissens: Chancen nutzen, wo andere passen
  • Nutzung des vorhandenen Wissens - also: Lehrgeld nicht nochmals zahlen, Räder nicht zweimal erfinden, redundante Doppeltentwicklungen vermeiden
  • Weniger Zeitaufwand, um Wissensbestände, Projekte, Entwicklungsthemen, Ansprechpartner auch in großen Unternehmen zu finden
  • bessere Chancen, mehr Zeit, bessere Gelegenheit, smarte Oberflächen, um Ideen und Innovationen zu generieren
  • intelligentere Navigation durch alle relevanten Sektionen
  • verbesserte interne und externe Kommunikation und Interaktion
  • Vermeidung von Schatten-IT, weniger Abwanderung von Ideenaustausch und Kreativität auf unsichere Social Media Plattformen außerhalb des Unternehmens
  • beschleunigte Projektarbeit und verbesserte Kooperation mit Partnern
  • Mitarbeitermotivation und Attraktivität des Unternehmens aufgrund von zeitgemäßen Social Networks im Unternehmen
  • im Ergebnis: Innovationsfähigkeit, Team-Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit.

Aktuelle Herausforderungen

Dabei rücken besonders auch die folgenden aktuellen Herausforderungen den Themenkreis Wissensmanagement verstärkt in den Vordergrund:
  • Silo-Wissen: geografisch verteilt finden parallele und redundante Verbesserungs- und Entwicklungsarbeiten statt und Information wird mehrfach und in der Regel inkonsistent vorgehalten
  • Demografischer Wandel und Nachwuchskräftemangel: Erfahrungswissen geht verloren, wenn langjährige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
  • Globalisierung: weitergehende räumliche Diffusion und Expansion des Geschäfts, d.h. mehr internationale Teamtätigkeit bei gleichzeitigem Bemühen, Geschäftsreisen zu vermeiden
  • geringe Arbeitsflexibilität: Einarbeitung von Mitarbeitern ist zu träge und mühsam, wenn Wissensträger nicht mehr im Unternehmen und relevante Unterlagen nicht ohne Mühsal bereitgestellt werden können
  • Steigender Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf, wenn Dynamik und Komplexität zunehmen.
Gründe genug, um ein leistungsstarkes Wissensmanagement zeitgemäß mit allen Merkmalen eines Enterprise Social Networks, einer Collaboration Suite oder eines Enterprise Wikis einzuführen.

Schwarze Löcher und Missing Links im täglichen Informations-Handling

Information und Wissen bezieht sich hier nicht auf die im ERP abgebildeten Routineprozesse, sondern auf zwei Wissensbereiche, die bislang eher situativ, selektiv, mit Insellösungen oder innerhalb des Unternehmens nur unzureichend mit Digitaltechnologien bedient werden: Wir nennen diese Areale Schwarze Löcher und Missing Links.
  • Kommunikations- und personenorientierte Information Zum einen geht es um wenig bis gut strukturierte Verbesserungs-, Projekt- und Entwicklungsarbeiten, die auf kommunikations- und personenorientierter Information basieren und raum-zeitübergreifend kreativ und produktiv von Teams bewältigt werden sollen.
  • Unstrukturierte Management-Information Zum anderen gibt es vielfältige unstrukturierte, intuitive, wenig determinierte Management-Information, wie wir sie in vielen Situationen vorfinden: die zündende Idee entstanden zwischen Parkplatz und Arbeitsplatz, die Ideenskizze auf Papier, nicht dokumentierte Gesprächsinformation, spontane relevante Gedankenfetzen und Notizzettel ohne rechte Vorstellung, wo auf dem Notebook abzulegen, implizites unternehmenszugehöriges (Erfahrungs)Wissen - in allen Fällen Wissen, das leicht verlorengeht, nie oder selten für einen Gedankenaustausch geteilt wird und vielleicht für manche wichtige Entwicklung ausschlaggebend gewesen wäre.
Hier ist unser Bestreben, das als relevant erachtete Wissen des Unternehmens leichter erfaßbar, kommunizierbar, dokumentierbar und nutzbar zu machen. In allen Unternehmen arbeiten verteilte Teams zusammen, über Werke, Ortsteile, Städte, oder auch Länder oder Erdteile verteilt. Immer stellt sich dabei die Aufgabe, Wissen zu relevanten Wissensgebieten zu kategorisieren, um es dann Kollegen zugänglich, verfügbar und auch nutzbar zu machen. Dabei sollen Wissensaustausch und Interaktionen schneller und direkter als bisher über Hierarchie- und Bereichsgrenzen hinweg möglich werden. Die konsequente Nutzung und Anwendung von Wissensmanagement-Tools ist essentiell für die Unternehmensentwicklung und Wissensentwicklung, beispielsweise in der Produktentwicklung oder Technologie- und Methodenentwicklung. Unsere Aufgabe mit dem IIW Wissensmanagement 2.0 war es deshalb, eine leistungsfähige Software-Umgebung als kreativ-produktive Arbeitsoberfläche zu schaffen.

Neue Funktionalitäten

Das IIW Wissensmanagement 2.0 bietet seinen Anwenderunternehmen folgendes:
  • Bequemes digitales Erfassen und Dokumentieren auch „softer“ intuitiver Informationen unterschiedlicher Art (wie Meeting-Unterlagen, Notizzettel, Office Suite Dateien, Mitschriften, Chats, telefonische Abstimmungen u.v.m.), die bislang digital nicht bequem handhabbar war
  • Strukturierung und Kategorisierung aller relevanten Themen, Projekte, Expertise, Wissensträger u.v.m.
  • Attraktive, intuitiv navigierende Portaloberfläche als Intranet 2.0
  • Bequeme Zugänglichkeit und Verfügbarmachung der Wissenskategorien in einem zentralen Informations-Hangar, auch sprachenunabhängig, um eine bereichs-, zeit- und standortübergreifende Zusammenarbeit in weltweit operierenden Teams zu ermöglichen
  • Dezentrale Weiterverarbeitung, Aufbereitung, Nutzung und Veredelung aller Art, speziell auch in Form digitaler kollaborativer Arbeitsweisen, wie man sie von Groupware oder Social Collaboration Suites bereits kennt, zusätzlich aber mit neuen interaktiven Funktionalitäten wie F&A, Bemerkungen, Empfehlungen, Feedbacks, Chats, Weblogs ausgestattet, die man von Social Network Plattformen her gewohnt ist: Integration als ESN (Enterprise Social Network)
  • Persönliche und digitale Kommunikation in allen Informations- und Interaktionsformen (z.B. Video Conferencing, Webinare, Blogs)
  • Vernetzung der Mitarbeiter zwecks Austausch von Meinungen, Empfehlungen, Information, zum Teilen von Wissen, um Silo-Wissen zu vermeiden, neues Wissen im Unternehmen zu verbreiten, innovationsfreundlichere Arbeitsumgebungen einzurichten
  • Vorstrukturierung und Bereitstellung von variierbaren Team- und Prozeß-Templates für Innovations- und Entwicklungsprozesse, um produktiv-kreativ-innovative Arbeitsprozesse zu erleichtern und auf einer unternehmenseigenen digitalen Plattform zu ermöglichen (Vermeidung unternehmensexterner Schatten-IT)
  • Abschirmung geheimhaltungsbedürftigen Unternehmenswissens durch rigide Sicherheitsmechanismen und Erteilung von Zugriffs- und Zutrittsberechtigungen im Zusammenspiel mit einem leistungsstarken Identitäts- und User-Management.
Zum Themenkreis Intranet 2.0-Portal, Wissens-Management und Collaboration Suite bieten wir einen speziellen Workshop.