OUTPUT MANAGEMENT

Drucken, Kopieren, Faxen, Scannen: Service-Level und Kosten optimieren Obwohl die digitalen Technologien längst Alltag sind, steigt allen Erwartungen eines “papierlosen Büros” zum Trotz der Papierverbrauch kontinuierlich weiter an. Als “letzte” Rationalisierungsreserve hat sich vor allem in Branchen mit einer hohen Affinität zum “Dokument” und zum Medium Papier, namentlich in Bank und Versicherung - das sogenannte Output-Management (OM) herausgebildet. Dieses Output-Management verfolgt gemeinsam mit der Workflow-Optimierung das Ziel, den Dokumenten-, Formular- und Auftragsfluß zu optimieren - insbesondere geht es dabei um die nachhaltige Senkung der Kopier-, Druck- und Handlingkosten. Von besonderer Bedeutung ist hier zunächst der Strukturwandel zwischen den elektro- nischen Medien und dem Medium Papier. Hier spielt auch der Einsatz dokumenten- bezogener Softwaregattungen wie Dokumenten-Management-Systemen oder Management-Informations-Systemen eine wesentliche Rolle für das Wie und Warum der Informationsbereitstellung und -weitergabe in Papierform.   Auf der Technikseite kommen im Zuge der Digitaltechnik die gerätebezogene Integration der Funktionen Kopieren, Drucken, Scannen, Faxen, elektronische Formulare sowie die Geräteanbindung an Netzwerke hinzu. Innerhalb der Papier-Anwendungen (typisch ist etwa das Formularwesen zu sehen) wirken sich die neuen Möglichkeiten des Digitaldrucks aus. Insbesondere der Just-in-Time-Ansatz des “Printing-on-Demand” bietet neue Ansätze der Optimierung, etwa in Form des verteilten, selektiven und variabilisierten Druckens - als Ausdruck eines punktgenauen, papierbezogenen Informationshandlings für diejenigen spezifischen Bedarfssituationen, in denen das Medium Papier auch weiterhin unentbehrlich bleibt. Unsere Untersuchungen zeigen, daß modernes Output-Management erhebliche Outputkosten einsparen kann. Zugrunde liegt zum einen ein Right-Sizing des Service-Levels (anstelle eines Cost-Cutting um jeden Preis), zweitens ein Rechnen auf Basis von Gesamtkosten (Total Cost), drittens sind die 10 Parameter der Vertragsgestaltung entscheidend für die spätere Höhe und Struktur der Outputkosten. Diese ganzheitliche Optimierung gilt
  • prozeßbezogen für den gesamten Dokumenten-, Formular- und Auftragsfluß
  • ressourcenbezogen über alle Kostenarten hinweg: Gerätekosten, Verbrauchs- kosten, Personalkosten u.a.m. rechnerisch korrekt einbeziehend
  • gerätebezogen über die gesamte Nutzungszeit hinweg, also einschließlich solcher Aspekte wie Maintenance und Finanzierung.
Neben der Kaufoption sind auch die Vertragsvarianten als Bereitstellungs-Modi (z.B. Seitenpreis-Modelle) auf ihre Wirtschaftlichkeit hin zu untersuchen, insbesondere hinsichtlich der Höhe, Struktur und zeitlichen Bindung der Kosten. Wie unsere Untersuchungen zeigen, weist gerade das prominenteste Abrechnungsmodell eine für den Kunden ungünstige Kostenmechanik auf. Das Institut für Informationswirtschaft hat ein eigenes Optimierungs-Programm entwickelt, das zum Ziel hat, herstellerunabhängig ein professionelles Output-Management (OM) in der Praxis zu implementieren. Das Programm beinhaltet eine dokumentenbezogene Geschäftsprozeßanalyse, fokussierend auf Rationalisierungspotentiale im Bereich Druck-, Kopier- und Verteilerkosten. Die jeweils unternehmensbezogenen Projektarbeiten beinhalten vor allem die Analyse des erforderlichen OM-Service-Niveaus, die Kalkulation der OM-Gesamtkosten und im Resultat einen umsetzungsorientierten Maßnahmenkatalog zur Output-Optimierung. Außerdem bietet das IIW interessierten Entscheidungsträgern mit dem Seminar Output- Management Informationsgrundlagen, methodische Anregungen und ein Forum für den Erfahrungsaustausch.