IT Infrastruktur in der Kostenfalle?

Ein zunehmender Preiswettbewerb und weitere Einflußgrößen führen zu einem spürbaren Kostendruck im Unternehmen.  Innerhalb der IT-Infrastruktur wiederum führt beispielsweise die Server-Virtualisierung im Trend zu einem abnehmenden Flächenbedarf und zu einer geringeren Auslastung des Rechenzentrums.  Im Endeffekt betrifft die Erfordernis, Kosten zu senken, immer auch IT-Infrastrukturbereiche. Gleichzeitig wird das Top-Management mit Kampf- und Dumpingpreisen der einschlägig bekannten IT-Service-Anbieter konfrontiert. In vielen Fällen führt all dies zur Frage nach einem Outsourcing - in jedem Falle aber über kurz oder lang zu Anpassungsbedarf in der IT Infrastruktur. Diese Anpassung kann unterschiedliche Veränderungsschwerpunkte aufweisen:
  • Konzentration auf Stärken
  • Downsizing
  • Optimierung in den Service Operations
  • Anpassung der Ressourcen-Ausstattung
  • Berücksichtigung verschiedener Sourcing-Optionen, etwa Kooperation oder Outsourcing

Carpe Diem !

Soweit der unausweichliche Wandel und der so resultierende Veränderungsbedarf frühzeitig erkannt werden, lautet unser Appell,  die verbleibende Zeit möglichst gut zu nutzen. Es geht darum, dass die IT-Abteilung selbstbestimmt die Situation beherrscht, bevor die Situation die IT-Abteilung beherrscht. Ein aktives Veränderungsmanagement sollte dabei zwei Zielsetzungen haben, mit denen eine IT-Abteilung immer auf der sicheren Seite steht:
  • Organisational Fitness der IT Abteilung
  • die frühzeitige persönliche Vorbereitung der Mitarbeiter auf kommende Veränderungen
Unser IIW Change Management Konzept für IT-Bereiche umfaßt dabei mit Bedacht mehrere Dimensionen:
  • Mitarbeiter und Team Wichtig ist der Mental Change von Einstellungen, Erwartungen und Verhaltensweisen. Dabei geht es auch um Qualifizierung und Lernen (Wissenstransfer)
  • Strategische Neuausrichtung des IT-Infrastrukturbereichs Diese Neuausrichtung beinhaltet
    • eine vorbehaltlose Analyse der eigenen Stärken (auszubauen) und Schwächen (diese Teilbereiche sind an besser aufgestellte Partner abzugeben)
    • Analyse der Umfeldentwicklung und Beurteilung der Chancen und Bedrohungen (hier: für die IT-Abteilung)
    • Festlegung der Soll-Position in 3 Jahren von jetzt und Ableitung der erforderlichen Maßnahmen.
  • Technologie-Management Die Prognose, welche Standards, Schnittstellen, maßgeblichen Player in 5 Jahren von Bedeutung sein werden, soll vor allem Zukunftssicherheit und Kompatibilität absichern.
  • IT Infrastruktur-Betriebswirtschaft Unsere Erfahrung ist, dass IT-Service-Kampfanbieter leichtes Spiel haben, wenn Vorstände mit der Pauschal-Aussage "wir sparen Ihnen 15% Ihrer Kosten ein" konfrontiert wird und Sie nicht gegenhalten können, weil Ihr IT-Service-Bereich mit schlecht-definierten Leistungen und unbekannten Kostenstrukturen lebt. Daher gilt es, die interne Betriebswirtschaft der IT-Services zu professionalisieren.  Dies beinhaltet vor allem:
    • Spezifikation der IT-Service-Leistungen
    • Spezifikation der Servicequalitäts-Level
    • Operationalisierung und Quantifizierung mittels aussagekräftiger Bewertungskriterien und Meßgrößen
    • Gestaltung von flexiblen Kostenstrukturen, Kostentransparenz und Skalierbarkeit
  • Rechtsfragen (Legal/Compliance) Der branchenspezifische Gesetzesrahmen, Regulierungen und ihre relevanten Institutionen (z.B. die Finanzbranche und Bafin), aber auch Arbeitsrecht und Arbeitnehmer-Vertretung (Gewerkschaften, Betriebsräte) können smarten Revitalisierungs- und Effizienz-Konzepten ein Beinchen stellen.
  • Prozess-Design IT-Service-Management Optimierung und Reengineering umfaßt den kompletten Order Cycle Ihrer IT-Services, also von Bestellung über Ausführung bis hin zum Qualitäts-Monitoring.
  • Neues Sourcing + Szenarien Lassen Sie den neuen IT-Provider nicht auf Ihrer Nase herumtanzen: Strategische Aspekte wie eigene Know-how Absicherung, Qualitätssicherung, jede Kontrolle und jede Einflußnahmemöglichkeit sind von Bedeutung. Stichworte hier also:
    • Providersteuerung
    • Anforderungsmanagement
    • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
    • Bestellprozess
    • Qualitätssicherung und Monitoring
    • Complaint-Management
insgesamt also industriell-professionelles Sourcing.
  • Beschaffungsprozess Beschaffung wird leider oft stiefmütterlich behandelt, in der IT erst recht. Das IIW hilft Ihnen auf professionelle Weise, zunächst Anforderungskatalog und Pflichtenheft zu definieren. Ebenso routiniert erfolgen Recherche und Short List Auswahl von Providern.  Schließlich folgen Anfrage, Ausschreibung, Bewertung und Auswahlempfehlung. Am Ende des Tages muss auch das Vertrags-Design zeitgemäßen Anforderungen genügen, um die eigenen Anforderungen an Flexibilität und Service-Qualität durchsetzen zu können. Spätestens hier zeigt sich: Der billigste IT-Provider ist nicht immer der Beste.

Konzept-Lotsen für Ihren Veränderungsprozess

Verändern bedeutet:  aufbrechen, verbessern, zementieren. Die Anpassung des IT Infrastrukturbereiches mag im Einzelfall Konzentration auf Stärken, Downsizing, Optimierung bedeuten - unser Ansatz ist es, den IT-Bereichen eine Hilfe zur Selbsthilfe zu bieten. Als praxiserfahrene Konzept-Lotsen mit Veränderungserfahrung als IT Infrastruktur-Manager mit Linien-Verantwortung geben die Experten vom  IIW Institut interessierten IT-Bereichen folgende Hilfestellung:
  • Untersuchung von
    • Veränderungsbedarfen
    • Veränderungsvarianten und -optionen
    • Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit, Risiken
  • Moderation und Methodenvermittlung - gedacht als Hilfe zur Selbsthilfe
  • Konzept und Planung  - idealerweise liegt dies beim Kunden, daher nur, soweit erforderlich
  • Projekt-Management - idealerweise liegt dies beim Kunden.
Als Resultat liefert  Ihnen das IIW Veränderungsmanagement zwei wichtige Nutzeneffekte:
  • Organisational Fitness der IT Abteilung
  • die frühzeitige persönliche Vorbereitung der Mitarbeiter auf kommende Veränderungen.
Interessiert am IIW Veränderungsmanagement ?
Vereinbaren Sie mit unseren Experten einen Termin für eine Unternehmens-Sprechstunde !